Zo zorg je voor consistentie binnen je online academy

Renate de Jonge

Het komt vaak voor dat je met meerdere auteurs aan de content van je online academy werkt. Gebruikers verwachten één herkenbare tekststijl, een eenduidige lay-out van de pagina’s en herkenbare woorden in terugkerende links en buttons. Hoe doe je dit, met meerdere auteurs? We zetten de verschillende mogelijkheden hiervoor op een rij.

De kortste weg is om alle online trainingen langs een eindredacteur te sturen. Die checkt de spelling en controleert of de schrijf- en opmaakstijl uniform is en aansluit bij het bedrijfsimago. Dit is alleen niet altijd haalbaar qua bezetting en tijd.

Een realistischer alternatief is een handboek of een stijlgids. Hierin staan de voorwaarden waaraan de content van een training moet voldoen. Het ontwikkelen van een online training is geen one-size-fits-all. Een persoonlijke stijl is enorm belangrijk, zodat de gebruiker zich aangesproken en betrokken voelt. Hoewel trainers dus de mogelijkheid moeten hebben en houden om hun leerstof te personaliseren, moeten er wel afgesproken kaders zijn waarbinnen gewerkt wordt. Een soort vangrails die zorgt voor consistentie in de instructie, maar geen afbreuk doet aan de persoonlijke touch.

Voorzie trainers en auteurs van een blauwdruk

Hoe meer je schrijft, hoe consistenter je hierin wordt. Door bewust te blijven van wat je schrijft en je inhoud continu te controleren op volledigheid en beknoptheid, groei je hierin. Om dit in goede banen te leiden stel je kaders en voorwaarden op. Maar hoe formuleer je voorwaarden voor de inhoud van een online training? En hoe stel je kaders op voor een uniforme trainingsinhoud? Hieronder bespreken we een aantal zaken die bijdragen in consistentie. Je kunt deze vastleggen in een handboek of zorgen dat je je er op zijn minst constant bewust van bent tijdens het schrijven van het cursusmateriaal.

Consistente schrijfstijl

Schrijfstijlen variëren van zakelijk en formeel tot aan amicale spreektaal. Welke toon je ook gebruikt, zorg ervoor dat deze tijdens de training consistent is en blijft. Spreek af of je je gebruikers aanspreekt met ‘u’ of ‘jij’ en houd je daar ook aan. Bepaal het maximale aantal woorden per zin, maximale lengtes van alinea’s en het gebruik van tussenkopjes. Hiermee creëer je uniformiteit.

Consequente aanwijzingenHet is belangrijk dat je de instructie in de online training over hoe de gebruiker het lesmateriaal moet gebruiken consistent communiceert en vastlegt. Hoe navigeert een gebruiker, hoe leveren ze opdrachten in en hoe ontvangen ze feedback van de trainer? Met consistente aanwijzingen en instructies gedurende de training weten je gebruikers wat te verwachten. In een handboek kun je een aantal voorbeelden geven, of vaste formats voor navigatie instructies aanreiken. Een voorbeeld: onder elke pagina komt een knop met de vaste tekst ‘Klik hier om terug te gaan naar het overzicht’.

Uniforme lay-out

Je handboek bevat idealiter ook alle kaders voor de lay-out van een online training. Logo’s, lettertypen (fonts), wanneer welk font te gebruiken, kleuren en afbeeldingen. In je handboek kun je vastleggen welke kleur button je gebruikt voor welke interactie. Blauw gaat bijvoorbeeld altijd naar een opdracht en groen naar een case uit de praktijk. Hoe meer duidelijkheid jij creëert, hoe makkelijker je het maakt voor de gebruikers.

Schrijf zus, niet zo

Het is handig om in een handboek richtlijnen op te stellen over de te gebruiken toon. Hoe duidelijker hoe beter. Een schrijfstijl is geen exacte wetenschap, dus het helpt om veel voorbeelden te geven. Geef aan dat de toon bijvoorbeeld ‘vriendelijk en informeel, maar niet amicaal’ mag zijn. Of ‘informerend maar niet belerend’. Het liefst voorzien van een aantal voorbeeldteksten. Ten slotte kun je een checklist maken, waarin je do’s en dont’s met betrekking tot de te gebruiken schrijfstijl opneemt. Hoe geven we afkortingen weer? Mogen we Engelse woorden gebruiken? Hoe citeren we bronnen? Voeg ook een lijst toe met welke woorden je in welke context gebruikt, en meer van dat soort zaken.

Zo’n handboek is niet alleen handig wanneer je met meerdere auteurs werkt. Ook wanneer je als auteur de content van een hele online training voor je rekening neemt, is het handig een factsheet te hebben waarop je kunt terugvallen.

In alle gevallen is een tweede lezer aan te raden, liefst een collega die bekend is met de kaders in het handboek. Zo help je elkaar bij het bereiken van een optimale uniformiteit van de content in je online academy. En dat helpt je gebruikers om de leerstof optimaal te doorlopen en te onthouden. Win-win dus!

Ervaar onze online academy

Benieuwd wat Hubper voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag vrijblijvend een demo aan en ontdek alle mogelijkheden van ons online leerplatform.