Terug naar kantoor? Wij geven je tips om optimaal te reboarden

Renate de Jonge

De afgelopen twee jaar hebben veel mensen de keukentafel afgewisseld met het kantoorleven. Het moment dat iedereen weer (deels) op kantoor kan werken komt steeds dichterbij. En hoe zorg je ervoor dat je dit proces in goede banen leidt? Tijd om dus serieus na te denken over de reboarding van je bedrijf. Wij geven je een aantal praktische tips!

Communicatie is key

Het is geen geheim dat er veel van de flexibiliteit is gevraagd van medewerkers. Er is onduidelijkheid geweest over de toekomst van het kantoorleven, maar ook in de samenleving. Je collega’s hebben zich de afgelopen twee jaar geregeld aangepast en dit kan stress veroorzaken. Communicatie speelt hierin een belangrijke rol. Hoeveel mensen mogen er op kantoor zijn, hoe vaak dient er getest te worden, of wat te doen met klant afspraken. Zorg hierin voor duidelijk communicatie zodat iedereen op de hoogte is van de maatregelen en zich daar ook prettig bij voelt. Als een collega het nieuwe beleid niet duidelijk genoeg kent, kan dit mogelijk wat onwennig aanvoelen.  

Communiceer nieuwe procedures in je online academy

Maak van reboarding een thema in je online academy en laat alle medewerkers, voordat ze weer naar kantoor komen, verplicht microlearnings binnen een thema - zoals Corona of veiligheid - doorlopen. Dit kan natuurlijk op een laagdrempelig niveau en houd het daarbij vooral luchtig. Je kunt bijvoorbeeld eindigen met een korte quiz, waarmee een certificaat, badge of cadeautje te verdienen valt. Herhaling is hier overigens wel het sleutelwoord, want nieuw gedrag leer je niet zomaar aan. Met een korte opfrismodule of regelmatig een ‘corona-update’ houd je het onderwerp actueel.

Luister naar je medewerker

Hubper

Iedereen heeft het thuiswerken anders ervaren. Voor de een was het een verademing om niet elke dag in de file te hoeven staan, voor de ander was het een uitdaging om een ​​gezonde werk-privé balans te vinden. Geef daarom je medewerkers de kans om gevoelens en ervaringen te delen. Praat erover tijdens de lunch, tijdens een teammeeting, of plan één-op-één-gesprekken in. Laat managers met de teams overleggen welke gewoontes van de afgelopen periode ze willen overnemen en welke ze liever achterwege laten. Hanna van het secretariaat heeft er bijvoorbeeld een gewoonte van gemaakt om ’s middags een wandeling te maken en wil dit graag blijven doen. En Jeroen van ICT wil op dinsdag heel graag vanuit thuis werken, zodat hij zijn voetbaltraining niet hoeft te missen omdat hij weer eens in de file staat.

Verzamel de meest gestelde vragen

Vraag aan de managers van de teams om alle vragen te verzamelen. Deze vragen kun je vervolgens bundelen tot een ‘veel gestelde vragen’ document. Hierin zien medewerkers direct antwoorden op de gestelde vragen. Dit is tevens goed voor je onboarding, zodat nieuwe collega’s direct inzicht hebben in de gang van zaken in deze periode. 

Reboard in stappen

Het is best een grote stap, van thuiswerken naar fulltime op kantoor. Ook al wil je als werkgever misschien zo snel mogelijk terug naar ‘normaal’. Onderschat niet hoe lastig deze overgang kan zijn voor je medewerkers en geef hen de tijd om te wennen. Laat de overstap geen grote impact hebben op motivatie en prestaties. Het zal verschillen per medewerker, maar maak van je reboarding een geleidelijk proces door rustig aan te beginnen met een aantal medewerkers per afdeling voor een aantal dagen in de week. 

Vergeet teambuilding niet

De valkuil van deze tijd is dat het vaak gaat over het ‘negatieve’ aspect en alle bijbehorende veranderingen. Collega’s zien elkaar minder vaak, waardoor het team gevoel langzaam naar de achtergrond kan verdwijnen. Organiseer daarom toffe (online) uitjes. Een pubquiz of escaperoom kan tegenwoordig super goed online. Mocht de ruimte er voor zijn, organiseer dan fysieke activiteiten. Maar vergeet dan niet duidelijk te communiceren wat wanneer mensen zich er niet prettig bij voelen, het geen verplichting is.


Heb je na het lezen van deze blog nog vragen of heb je hulp nodig bij het onboarden of reboarden van je medewerkers? Neem dan vooral eens contact met ons op, of plan een demo in. Wij helpen je graag verder!