Onboarden op afstand

Renate de Jonge

Van thuis uit werken heeft een heleboel voordelen. Het vergt wat aanpassingsvermogen, maar levert ook veel op. Toch zijn er ook wat lastigere punten; werknemers kunnen nu bijvoorbeeld niet altijd op kantoor starten met hun nieuwe baan. En het inwerken en trainen van medewerkers op afstand vraagt echt om een andere aanpak.  

Het is bijvoorbeeld belangrijk om nóg meer aandacht en tijd te besteden aan de onboarding wanneer dit digitaal gebeurt. Eerste indrukken zijn alles. Hoe je nieuwe medewerkers verwelkomt en in je organisatie binnenhaalt, heeft een enorme impact op hoe betrokken ze zijn en hoe snel ze hun volledige potentieel en productiviteit bereiken. Niet iets om vluchtig af te handelen dus!

Uitdagingen

Een voorbeeld van een uitdaging gedurende een onboarding op afstand, is het introduceren van nieuwe medewerkers aan de bestaande teamleden. Maar ook bij het uitleggen van het bedrijfsbeleid en de procedures sta je voor een lastigere taak. 

Nieuwe medewerkers voelen zich gemakkelijker geïsoleerd door de afstand. Het kan zo zijn dat vragen minder goed beantwoord worden en dat ze zich minder snel onderdeel voelen van het team. Daarnaast is dit alles lastiger te detecteren, omdat je ook als leidinggevende minder persoonlijk contact hebt en zo is het lastiger erachter te komen wanneer een nieuw teamlid hulp nodig heeft.  

Oplossingen

Hoe zorg je er dan voor dat nieuwe medewerkers zich welkom voelen zonder de rondleiding op kantoor en het face-to-face kennismaken met nieuwe collega’s? We geven je een aantal tips.

Je kunt onmogelijk te veel communiceren 



In nieuwe situaties voelen mensen zich kwetsbaar. Er spelen geregeld allerlei vragen en onzekerheden: ‘Hoe zijn mijn nieuwe collega’s?’ en ‘Pas ik in een team van mensen die elkaar al langer kennen?’. Een goed digitaal onboardingprogramma neemt deze spanningen weg. 

Normaal gesproken loop je als manager regelmatig even langs bij een nieuwe medewerker om te zien hoe het gaat. Nu we thuiswerken gaat dat niet, maar je kunt wel in contact blijven via mail, WhatsApp of een korte call. Laat je communicatie niet alleen gaan over de praktische zaken, maar besteed zeker in het begin ook ruim aandacht aan het sociale aspect.

Begeleid je nieuwe werknemers goed. Zorg dat ze zich welkom voelen en dat ze de tools en instructies hebben en begrijpen om aan de slag te gaan. Korte microlearnings helpen hierbij. Neem ze dus bij de hand en laat ze niet in het duister tasten!

 

2. Benadruk de cultuur en waarden van de organisatie


De bedrijfscultuur is een van de belangrijkste graadmeters voor betrokken en tevreden werknemers. Werken voor een bedrijf dat iemands waarden deelt en een missie heeft waarin ze geloven, is voor veel werknemers zelfs belangrijker dan het salaris.

Daarom is het extra van belang om tijdens de online onboarding de bedrijfscultuur centraal te stellen. Je moet je nieuwe medewerkers vanaf dag 1 het gevoel geven dat ze de juiste keuze hebben gemaakt door voor jouw organisatie te kiezen.

Met onder andere interactieve online trainingen maak je nieuwe collega’s vertrouwd met de bedrijfscultuur en bedrijfsprocessen. 

 

3. Online betrokkenheid verhogen


We missen allemaal het praatje bij de koffieautomaat en het rondje wandelen met collega’s in de pauze. Alle communicatie vindt online plaats en dat is mega vermoeiend. Om ‘Zoom-moeheid’ te voorkomen, kun je in je online onboarding een stapje extra zetten. Ben je zelf aan het woord in een online training of presentatie? Let dan extra op je gezichtsuitdrukking en stemgebruik. Kijk in de camera, beweeg je handen, wees levendig en interactief. Zo maak je het toch iets persoonlijker, ook al zit er een scherm tussen.

 

4. Contactmogelijkheden creëren 


Bij een succesvolle onboarding leren nieuwe medewerkers niet alleen het bedrijf kennen, maar ook hun collega’s. Creëer hiervoor ruim voldoende online mogelijkheden.

Een leuk idee hiervoor is bijvoorbeeld een roterende coffee klatch. Bestaande werknemers spreken dan af met hun nieuwe collega voor een informele online koffiepauze om elkaar te leren kennen. Zo heb je toch nog een beetje dat gevoel van een gezellige praatje bij de koffieautomaat. 

 

5. Geef het tijd


Een onboardingproces kan best overweldigend zijn. Nieuwe namen, gezichten, procedures en taken vragen veel energie van je nieuwe medewerker en zeker online kan dit behoorlijk vermoeiend zijn.

Geef nieuwe medewerkers dan ook ruimte en tijd om alle informatie rustig in zich op te nemen. Laat ze bijvoorbeeld een deel van hun werkdag zelfstandig rondkijken in de online academy van je organisatie om te kijken waarin ze zich willen verdiepen. Zo stimuleer je ook hun nieuwsgierigheid naar verder leren en ontwikkelen.

De extra tijd en aandacht die je besteedt aan een goede online onboarding, vertaalt zich in werknemers die zich, ook op afstand, welkom en gewaardeerd voelen. En er is niets waardoor je een betere betrokkenheid en motivatie bereikt dan dat. 

Ervaar onze online academy

Benieuwd wat Hubper voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag vrijblijvend een demo aan en ontdek alle mogelijkheden van ons online leerplatform.