Handige tools #13 Asana

Rinke Huisman

Nadat drie miljard mensen hebben geleerd om virtueel (samen) te werken, zullen we dat in de toekomst (deels) blijven doen. De kantoren gaan misschien weer helemaal open, maar er blijven altijd mensen (deels) thuiswerken. En als we wel naar kantoor gaan, is dat vaak voor afspraken en meetings. Het is dus van belang dat we de digitale wereld onder de knie krijgen, of terwijl een digital native worden. Wij helpen je daar graag bij!

Online tools reeks

Om het online werken gemakkelijker voor je te maken, volgen een reeks posts waarin wel verschillende online tools onder de loep nemen. Deze tools hebben we ingedeeld in de 6 belangrijkste specialismen voor het online/thuis werken:

  1. Overleggen en plannen
  2. Brainstormen
  3. Samenwerken
  4. Inspireren
  5. Quizzen en toetsen
  6. Socializen

Wat is Asana?

Ben je meer bezig met alle randzaken van je werk, zoals overleggen, plannen en e-mailen dan met de inhoud? Dan is de projectmanagement tool Asana de oplossing! Het idee voor Asana is ontstaan toen twee medewerkers van Facebook zich bezighielden met de productiviteit van hun werknemers. Ze zagen al snel dat er behoefte was aan een hulpmiddel in projectbeheer. Daarom baseerden ze zich, net als hun voorgangers zoals Trello, op het Kanban Systeem dat zich in de late jaren ‘40 van de vorige eeuw al heeft bewezen. 

Geïnspireerd op Kanban

Kanban is ontwikkeld door een Japanse ingenieur Taiichi Ohno in een poging het productieproces van Toyota te verbeteren. Door projecten en hun voortgang te visualiseren, krijg je veel beter zicht op je workflow en mogelijke inefficiënte processen. In de simpelste vorm ziet dit er zo uit: 

Kanban voorbeeld

bron: leansixsigmagroep.nl

‘Een krachtig statement van Asana is dat alle medewerkers hun interne e-mail niet meer gebruiken. Wel nog voor contact met klanten, maar intern is die communicatiestroom niet meer nodig en dat levert heel veel tijdswinst op. Een betere manier om je eigen tool aan te prijzen is er niet!’

Voordelen Asana

Uiteraard zijn de meeste projecten veel complexer dan bovengenoemde stappen. Er zijn allerlei variabelen die niet zomaar in een hokje te plaatsen zijn. En juist daar biedt Asana, in tegenstelling tot bijvoorbeeld Trello verschillende oplossingen voor. Zo heeft de tool een goed systeem voor taakafhankelijkheid. Je kunt een taak koppelen aan een bepaalde werknemer of inbouwen dat een enkele taak afhankelijk is van oplevering van meerdere andere taken. Verder zijn de taken ook in een tijdlijn te plaatsen, waarbij je toewerkt naar een deadline. Verandert er iets? Dan zie je de gevolgen direct terug en kun je de tijdlijn aanpassen. Naast de tijdlijn is er ook nog een kalender die inzicht geeft in de workload: te veel projecten op hetzelfde moment bijvoorbeeld, of te veel projecten bij een medewerker. Tot slot is er nog het portfolio overzicht waar de status van elk project wordt bijgehouden en ook deze zijn te koppelen aan je KPI’s. 

 

Asana voorbeeld

 

De weergave die je kiest voor je projecten in Asana zijn in verschillende sjablonen te zetten. Werkt een bepaald sjabloon goed? Dan kun je deze gemakkelijk ook inzetten voor een volgend project. De beveiliging is daarnaast ook goed geregeld. Je kunt zelf bepalen wie toegang heeft tot welke informatie via de privacy-instellingen. Heel handig als je bijvoorbeeld met freelancers werkt! Alles bij Asana is er dus op gericht om grote teams en complexe projecten eenvoudig te managen. 

Abonnementsvormen van Asana

Asana heeft vier abonnementsvormen. In de gratis versie kun je met maximaal 15 personen samenwerken. Uitstekend voor teams die net beginnen met projectbeheer. De premium variant kost 9,99 dollar per gebruiker per maand als je meteen voor een jaar betaald. Het business-abonnement, is tien dollar duurder en kost 19,99 dollar per gebruiker per maand.

Het Enterprise-abonnement is voor de grote vissen en die moeten contact opnemen met Asana voor een offerte. 

Hubper x Asana

Ook Hubper is fan van Asana! De tool helpt ons overzicht te krijgen en geeft inzicht in de taken per team. We werken met verschillende borden per team en dat zorgt ervoor dat alle desbetreffende mensen op de hoogte zijn van de to do’s en afgeronde taken. Daarnaast gebruiken veel collega’s Asana ook met een eigen bord zodat ze precies weten wat ze moeten doen per dag en hoeveel tijd dit in beslag gaat nemen. Bovendien kunnen andere collega’s ook taken aan een individueel profiel toevoegen. Op deze manier proberen we het mailverkeer te beperken en zorgen we ervoor dat iedereen systematisch en overzichtelijk te werk kan!