Handige tools #12 Trello

Evie Schellens

Om het online werken gemakkelijker voor je te maken, volgen een reeks posts waarin we verschillende online tools onder de loep nemen. Deze tools hebben we ingedeeld in de 6 belangrijkste specialismen voor het online/thuis werken:

  1. Overleggen en plannen
  2. Brainstormen
  3. Samenwerken
  4. Inspireren
  5. Quizzen en toetsen
  6. Socializen

Startups opgelet! Breng je je organisatie graag in een flow waarin projectmanagement bijna als vanzelf lijkt te gaan? Hebben jullie vooral te maken met lineaire processen die nog te overzien zijn? En zie jij het al voor je dat jouw team zich in dezelfde ruimte zou kunnen richten op een groot bord met taken, verdeeld in 3 categorieën: to do, doing, done? Dan presenteren wij Trello! Een eenvoudige maar intuïtieve tool die helpt om progress van projecten te visualiseren.

Het Kanbansysteem is de kern van Trello. Bijna 60 jaar geleden had Taiichi Ohno het idee om het productieproces van Toyota op revolutionaire wijze te optimaliseren. Door taken een status te geven en te koppelen aan bepaalde werknemers of onderdelen in een productieproces, werd dit visueel inzichtelijk. Het systeem sloeg zo goed aan dat het zich al snel verspreidde naar andere industrieën, zoals de detailhandel en software. Inmiddels vind je bijna geen projectmanagement tool meer die niet gebruik maakt van Kanban. 


Trello is dus een visueel online bord waarop je allerlei taken en processen kunt weergeven. Deze schrijf je op ‘kaarten’. De kaarten rangschik je in kolommen en kun je steeds verder in het productieproces plaatsen en daarin taken afvinken. Verder kun je extra informatie kwijt op de kaarten, zoals labels, deadlines en bijlagen. De kaarten hebben ook een opmerkfunctie, waardoor je makkelijk met collega’s kunt overleggen en je alle informatie en communicatie op een plek houdt. Daarnaast heeft Trello een handige zoekfunctie en kun je ongelimiteerd mensen uitnodigen in je bord. 

Waarom is deze tool dan toch vooral voor startups? In theorie kun je met hele grote teams werken in hetzelfde board, maar toch is dat niet heel praktisch. Trello mist een functionaliteit waarin je taken kunt koppelen aan bepaalde personen, of kunt aangeven dat de ene taak afhankelijk is van het afronden van de vorige taak. Hiermee wordt het managen van complexe taken niet eenvoudiger. Dat Trello ook in heel andere situaties wordt ingezet dan het in eerste instantie bedoeld was, zoals een verbouwing, of het plannen van een vakantie laat zien dat het vooral een laagdrempelige tool is. Het kost dus ook niet veel tijd om nieuwe teamleden in te wijden. 

 

Trello biedt drie prijsniveaus met allemaal onbeperkte borden, onbeperkte lijsten en onbeperkte kaarten. Je hebt de gratis variant (wat het ook ideaal maakt voor startups), maar daarin ontbreekt het aan automatisering of goede beveiliging. Je kunt bijvoorbeeld mensen niet deactiveren of van een gedeelte van het bord afschermen. Met een upgrade betaal je 9,99 dollar per gebruiker per maand en voor de echt grote bedrijven is er een abonnement van rond de 20 dollar per gebruiker per maand, maar de prijs is afhankelijk van de grootte van je team (hoe groter je team, hoe minder het per gebruiker kost).

Kortom, ben jij fan van sticky notes en lijstje maken, dan is Trello the way to go!