Borg en behoud de kennis in je organisatie

Silke Zegers

Kijk je meer dan vier uur per dag naar een scherm voor je werk? Dan ben je volgens techfilosoof Martijn Aslander een kenniswerker. Net als 5 miljoen andere Nederlanders doen we aan kenniswerk in een kenniseconomie, in een kennissamenleving. Het succes en onderscheidend vermogen van een organisatie wordt steeds meer bepaald door goede kennisborging en kennisdeling binnen de organisatie. Kennis zit voor een groot deel in ons menselijk kapitaal en kan daarom zomaar de deur uitlopen.

Organisatiebreed kennismanagement

Met de toenemende kennis om ons heen wordt steeds meer gevraagd naar een goede informatievoorziening. Drie vragen zijn daarin heel belangrijk:

  1. Hoe vergaar je kennis?
  2. Hoe sla je kennis op?
  3. Hoe deel je kennis?

Maak hier binnen je organisatie afspraken over en bewaar dit in een kennismanagement communicatieplan. Een veelgebruikte oplossing is het gebruik van één online academy waarin alle relevante kennis benaderbaar en te ontsluiten is. Hierover vertellen we straks meer. 

Kennisborging op individueel niveau

Naast organisatiebreed kennismanagement, is het nodig om op individueel niveau te kijken naar de effecten daarvan. Veel organisatiekennis zit opgeborgen in het hoofd van een of meerdere personen. Maar wat gebeurt er als die persoon met pensioen gaat, plotseling ziek wordt of ontslag neemt? Heb je dan je kans gemist om die kennis goed te borgen? Met een mogelijke financiële crisis die ons boven het hoofd hangt en meer personeelsverloop dan ons lief is, wordt het belang van kennisborging steeds groter. 

 

Ook als er wel al is nagedacht over een goede kennisoverdracht, blijkt nog veel van onze kennis impliciet of verborgen. Een voorbeeld: je hebt in overleg met een externe partij een prachtig template ontwikkeld en deze is beschikbaar gesteld in de online academy. Maar weten je collega’s ook waarom er gekozen is voor optie B en niet optie A, is het overleg met de externe partij ergens terug te lezen? Zomaar wat zaken die uit het oog verloren kunnen worden. 

 

Mocht je al tevreden zijn over de voorziening binnen jouw organisatie voor een vrije informatiestroom, dan is het goed om op individueel niveau te kijken of het ook echt werkt. Zo vindt niet iedereen het even makkelijk om met bepaalde software te werken of worden andere prioriteiten gesteld. Zorg dus altijd dat je ook op individueel niveau kijkt naar belemmeringen en samen nadenkt over de oplossingen hiervoor. Relatietherapie tussen mens en technologie noemt Aslander dat. 

20220825_TheArrows_BeeldenbankHR_228727

Voordelen van kennisborging in een online academy

Terug naar een goede manier van kennisborging. Wij durven te stellen dat in de huidige tijd nagenoeg alle bedrijven doen aan digitale kennisborging, waarvan een groot deel online plaatsvindt. Al is het maar via een mailserver, ook daar ontstaat dan een dagelijkse stroom aan kennisdeling. Maar uiteraard kan het nog veel complexer dan dat. Daarom wil je dat het liefst gestructureerd, op één plek en altijd toegankelijk hebben. Wat zijn nou de voordelen van een online academy voor het borgen van kennis? We zetten ze op een rijtje.

 

  • Je kunt een eenvoudig overzicht creëren van alle aanwezige kennis
  • Het is makkelijker om al aanwezige kennis te onderhouden
  • Goede borging van kennis in een online academy zorgt voor continuïteit in je organisatie 
  • Je bereikt een hogere productiviteit door betere benutting van kennis
  • Je kunt eenvoudig de kennis beschikbaar stellen en afschermen voor diverse groepen (management, medewerkers, klanten, leveranciers etc.)
  • Je bent minder afhankelijk van drukbezette specialisten in je organisatie
  • Nieuwe medewerkers en partners zijn sneller ingewerkt met de juiste kennis en digitale onboarding
  • Je kunt de vakbekwaamheid en kennisborging binnen je organisatie inzichtelijk maken en optimaliseren


Wil jij ook stappen zetten naar een goede kennisborging in jouw organisatie en wil je weten wat een online academy voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op!