5 Tips voor een vliegensvlugge onboarding

Eva de Cocq

Het belang van goed personeel is onmiskenbaar. Toch kan het werven en behouden van geschikte medewerkers een uitdaging zijn. Om geschikt personeel binnen je organisatie te houden, is het belangrijk om vanaf het begin van de werkrelatie te investeren in de band met de nieuwe medewerker. Dit kun je doen middels een goed onboarding programma. Een effectieve en inspirerende onboarding verlaagt niet alleen het personeelsverloop, maar verhoogt ook de productiviteit van je medewerkers. Het zorgt voor meer binding tussen medewerkers en de organisatie en versnelt het inwerkproces. Maar hoe geef je nieuwe medewerkers een vliegende start en hoe richt je het onboarding programma in? Wij hebben 5 tips voor je!

Wat is onboarding?

Allereerst is het belangrijk om te weten wat ‘onboarding’ precies inhoudt. Je hoort de term steeds vaker. De onboarding van een nieuwe medewerker binnen een organisatie is een proces. Het begint vanaf het moment dat de nieuwe medewerker akkoord gaat met de arbeidsovereenkomst en eindigt met volledige integratie van de medewerker binnen de organisatie. In een onboardingprogramma wordt er informatie gegeven over de taken van nieuwe medewerkers, de organisatieprocessen en de organisatiecultuur. Niet alleen het inwerkprogramma is belangrijk in het onboardingproces, maar ook de sociale integratie van de nieuwe medewerker. Medewerkers vormen in de eerste dagen een beeld van de organisatie en hun toekomst binnen dit bedrijf. Een goede eerste indruk is dus van groot belang.

5 Tips

1. Digitaliseer het onboardingproces

Tegenwoordig is het steeds populairder om onboarding activiteiten digitaal aan te bieden. Een online academy zorgt voor alle informatie op één plek. Dit zorgt ervoor dat je niet meer hoeft te investeren in één-op-één klassikale onboarding activiteiten. Digitalisering van het onboardingsproces is hiermee tijdbesparend en kosteneffectief.  Werkgevers kunnen in een digitaal leerplatform gemakkelijk zelf een onboarding programma in elkaar zetten en actualiseren. Nieuwe medewerkers kunnen het programma in hun eigen tempo doorlopen.

2. Begin de onboarding vóór de eerste werkdag van de nieuwe medewerker

Voor een vliegende start is het handig als nieuwe medewerkers al vóór hun eerste werkdag bekend zijn met de basisinformatie over de organisatie en hun nieuwe functie. Deel alvast inlogcodes, huisregels en kledingvoorschriften. Je kunt werkinstructies en protocollen ook vooraf al bekend maken en deze verder toelichten in de eerste week. Dit proces van pre-boarding verkort de inwerktijd en voorkomt een information overload bij de nieuwe medewerker op de eerste werkdag.

3. Ga voor blended learning

Het is raadzaam om online en offline leervormen met elkaar te combineren in het onboarding programma. Bij de digitale onboarding activiteiten ligt de focus met name op het inwerkproces en het aanbieden van werkgerelateerde informatie. Echter zorgen juist de offline activiteiten, zoals meet up’s met naaste collega’s of een leidinggevende, voor meer sociale integratie van de nieuwe medewerkers. Ook geven offline meet up’s nieuwe medewerkers de kans om face-to-face vragen te stellen en feedback te krijgen. Meet up’s kunnen zo gebruikt worden als (tussentijds) evaluatiemoment tussen medewerker en leidinggevende, om elkaars verwachtingen te managen. Het combineren van zowel digitale als traditionele leervormen resulteert dus in een volledige en effectieve onboarding.

4. Maak het persoonlijk

Een persoonlijke touch aan het onboarding programma kan zorgen voor een groter welkomstgevoel van de nieuwe medewerker. Je kunt bijvoorbeeld een welkomstvideo maken en toevoegen aan het onboarding programma. Of je voegt een smoelenboek toe met daarin alle personeelsleden, zodat nieuwe medewerkers weten met wie ze te maken gaan krijgen binnen de organisatie. Wat ook kan helpen is het benoemen van een vast aanspreekpunt of ‘buddy’ bij wie de medewerker terecht kan met zijn/haar vragen. Hiermee maak je het programma persoonlijker en interactiever. 

5. Maak het onboarding programma inspirerend en verbindend

Maak in het onboarding programma duidelijk dat er ruimte is voor ideeën en initiatieven van nieuwe medewerkers. Dit stimuleert persoonlijke ontwikkeling en daagt medewerkers uit. Het is dan ook wenselijk om bijvoorbeeld in een digitale leeromgeving een persoonlijk ontwikkelplan aan te bieden. Vraag naar de verwachtingen en ambities van een nieuwe medewerker. Dit is goede input voor een eerste jaargesprek.

Wat vind jij een belangrijk onderdeel in het onboardingsproces? Laat het ons weten!

Ervaar onze online academy

Benieuwd wat Hubper voor jouw organisatie kan betekenen? Vraag vrijblijvend een demo aan en ontdek alle mogelijkheden van ons online leerplatform.